Το ΕΚΒΑ Gap Assessment είναι μια προκαταρκτική υπηρεσία αξιολόγησης συμμόρφωσης για οργανισμούς που προετοιμάζονται να ανταποκριθούν στις απαιτήσεις του Εθνικού Κανονισμού Βιομηχανικής Ασφάλειας (ΕΚΒΑ), όπως αυτός κυρώθηκε με την απόφαση Φ.120/402565/Σ.3497, ΦΕΚ Β’ 4071/22.09.2020. Πρόκειται για μια υπηρεσία τύπου pre–audit, η οποία διενεργείται πριν από την επίσημη επιθεώρηση του αρμόδιου εξουσιοδοτημένου οργανισμού ή της αρμόδιας αρχής, με στόχο να εντοπίσει αποκλίσεις και αδυναμίες σε σχέση με τις απαιτήσεις βιομηχανικής ασφάλειας. Η υπηρεσία βοηθά τον οργανισμό να οργανώσει τεκμηρίωση, φυσική και οργανωτική ασφάλεια, ώστε να μειώσει τον κίνδυνο καθυστερήσεων ή αποτυχίας κατά την επίσημη αξιολόγηση για τη χορήγηση Πιστοποιητικού Ασφάλειας Εγκατάστασης (ΠΕΑ). 

Τι Είναι Το ΕΚΒΑ Gap Assessment 

Το ΕΚΒΑ gap assessment είναι μια διαδικασία gap analysis πριν από την επίσημη επιθεώρηση συμμόρφωσης. Δεν αποτελεί την ίδια την επίσημη αξιολόγηση ούτε υποκαθιστά τον έλεγχο της αρμόδιας αρχής. Αντίθετα, λειτουργεί ως προπαρασκευαστικός έλεγχος ετοιμότητας, ώστε ο οργανισμός να γνωρίζει έγκαιρα ποια σημεία καλύπτει και ποια όχι, πριν προχωρήσει στην επίσημη διαδικασία. 

Είναι ιδιαίτερα χρήσιμο όταν ένας οργανισμός πρόκειται να αποκτήσει πρόσβαση σε ΕΔΠΥ, όταν συμμετέχει ή σκοπεύει να συμμετάσχει σε έργο με απαιτήσεις βιομηχανικής ασφάλειας, όταν προετοιμάζεται για αίτηση ΠΕΑ, ή όταν απαιτείται αναδιοργάνωση εγκαταστάσεων, διαδικασιών και ρόλων ασφαλείας. Με πρακτικούς όρους, το gap assessment μειώνει τον κίνδυνο αποτυχίας στην επίσημη επιθεώρηση, επειδή αποκαλύπτει εκ των προτέρων τα κενά συμμόρφωσης σε επίπεδο εγγράφων, υποδομών και λειτουργικής εφαρμογής. 

Ποιοι Οργανισμοί Υπάγονται Στις Απαιτήσεις ΕΚΒΑ 

Ο ΕΚΒΑ εφαρμόζεται σε οικονομικούς φορείς που αποκτούν πρόσβαση σε Εθνικές Διαβαθμισμένες Πληροφορίες – Υλικά (ΕΔΠΥ). Αυτό αφορά οργανισμούς που συμμετέχουν σε αμυντικά έργα, ερευνητικά προγράμματα με απαιτήσεις ασφαλείας, συμβάσεις με διαβαθμισμένο αντικείμενο ή έργα όπου απαιτείται οργανωμένη προστασία διαβαθμισμένων πληροφοριών και υλικών. 

Στην πράξη, το gap assessment απευθύνεται σε προμηθευτές, αναδόχους, βιομηχανικές εταιρείες, τεχνολογικούς οργανισμούς και φορείς που επιδιώκουν συμμετοχή σε διεθνείς διαγωνισμούς ή συνεργασίες όπου τίθενται απαιτήσεις βιομηχανικής ασφάλειας. Αν ο οργανισμός σας πρέπει να αποδείξει ότι διαθέτει κατάλληλη εγκατάσταση, ελεγχόμενη πρόσβαση, οργανωμένο χειρισμό διαβαθμισμένου υλικού και σαφώς ορισμένες ευθύνες ασφάλειας, τότε η υπηρεσία αυτή τον αφορά άμεσα. 

Πεδίο Ελέγχου Και Μεθοδολογία Διενέργειας 

Η υπηρεσία διενεργείται με audit-style μεθοδολογία και βασίζεται στις απαιτήσεις του ΕΚΒΑ του ΦΕΚ Β’ 4071/22.09.2020, αλλά και σε πρακτικό checklist readiness. Το πεδίο ελέγχου καλύπτει τη φυσική ασφάλεια των εγκαταστάσεων, τον έλεγχο πρόσβασης, τη διαχείριση επισκεπτών, τους χώρους αποθήκευσης, την προστασία αρχείων, τη διαχείριση διαβαθμισμένων εγγράφων, καθώς και τις εσωτερικές πολιτικές και διαδικασίες ασφάλειας. Στο θεσμικό πλαίσιο του ΕΚΒΑ προβλέπονται ειδικά κεφάλαια για φυσική ασφάλεια, ασφάλεια ΕΔΠΥ, επιθεωρήσεις βιομηχανικής ασφάλειας και απαιτούμενα για τη χορήγηση ΠΕΑ. 

Με βάση και το checklist σου, η μεθοδολογία μπορεί να περιλαμβάνει: 

  • αρχικό scoping για να αποσαφηνιστεί αν το έργο αφορά μόνο εγκατάσταση ή εγκατάσταση και ΣΕΠ, 
  • desk review της τεκμηρίωσης, 
  • request list αποδεικτικών στοιχείων, 
  • αυτοψία στους χώρους, 
  • έλεγχο εφαρμογής στην πράξη, 
  • συνεντεύξεις προσωπικού με διοίκηση, υπεύθυνους ασφάλειας, facility, HR και IT. 

Ευρήματα, Εκτίμηση Κινδύνου Και Διορθωτικές Ενέργειες 

Το αποτέλεσμα του gap assessment δεν είναι μια απλή καταγραφή παρατηρήσεων. Τα κενά συμμόρφωσης ταξινομούνται κατά προτεραιότητα, ώστε να είναι σαφές ποια αποτελούν blockers για την readiness του οργανισμού και ποια απαιτούν βελτίωση σε δεύτερο χρόνο. Για κάθε εύρημα μπορεί να γίνεται εκτίμηση πιθανότητας και συνέπειας, στο πλαίσιο μιας πρακτικής προσέγγισης risk assessment. 

Στη συνέχεια εφαρμόζονται τα διορθωτικά και οργανωτικά μέτρα από τον οργανισμό, όπως επικαιροποίηση εγγράφων, ενίσχυση φυσικών μέτρων ασφαλείας, ορισμός ρόλων, βελτίωση ιχνηλασιμότητας εγγράφων, διαδικασίες επισκεπτών ή έλεγχος πρόσβασης και ακολουθεί επαλήθευση τον διορθωτικών ενεργειών από την QMSCERT. 

Οφέλη Και Αποτελέσματα Από Το Gap Assessment 

Η υπηρεσία συμβάλλει στη μείωση του χρόνου προετοιμασίας για τη χορήγηση Πιστοποιητικού Ασφάλειας Εγκατάστασης, επειδή οι αδυναμίες εντοπίζονται και ιεραρχούνται πριν από τον επίσημο έλεγχο. Ενισχύει επίσης την εσωτερική διαχείριση κινδύνων, καθώς βοηθά τον οργανισμό να αποσαφηνίσει ρόλους, ευθύνες, τεκμηρίωση και πραγματική εφαρμογή μέτρων ασφαλείας. 

Παράλληλα, αυξάνει την πιθανότητα επιτυχούς επιθεώρησης και ενισχύει τη δυνατότητα του φορέα να συμμετέχει σε έργα και διαγωνισμούς όπου η συμμόρφωση με τον ΕΚΒΑ (ΦΕΚ Β’ 4071/22.09.2020) αποτελεί ουσιαστική προϋπόθεση. 

Διάρκεια, Παραδοτέα Και Προετοιμασία Επιθεώρησης 

Η διάρκεια εξαρτάται από το μέγεθος του οργανισμού, τον αριθμό εγκαταστάσεων, το αν υπάρχουν ΣΕΠ, και το επίπεδο ωριμότητας της τεκμηρίωσης. Τα βασικά παραδοτέα περιλαμβάνουν αναλυτική αναφορά ευρημάτων, πίνακα αποκλίσεων και αξιολόγηση των διορθωτικών ενεργειών πριν από την επίσημη επιθεώρηση. 

Συχνές Ερωτήσεις (FAQ) 

Ξεκινά με αρχική καταγραφή απαιτήσεων, κατανόηση του scope, των εγκαταστάσεων, των ρόλων και του αν υπάρχει χειρισμός ΕΔΠΥ μόνο σε φυσική μορφή ή και μέσω ΣΕΠ. 

Συνήθως απαιτούνται εταιρικά στοιχεία, στοιχεία έργου ή σύμβασης, πολιτικές ασφάλειας, διαδικασίες ελέγχου πρόσβασης, σχέδιο ασφάλειας εγκατάστασης, ορισμοί ρόλων και σχετικά αρχεία εφαρμογής. 

Οι αρμόδιες αρχές καθορίζουν το πλαίσιο απαιτήσεων και είναι υπεύθυνες για την επίσημη αξιολόγηση ή έγκριση συμμόρφωσης, όπου αυτό προβλέπεται από το κανονιστικό πλαίσιο. 

Οι συχνότερες αιτίες είναι η ελλιπής τεκμηρίωση, η ασάφεια στο scope, οι μη επαρκώς ορισμένες διαδικασίες ασφάλειας και η απόσταση ανάμεσα σε όσα περιγράφονται στα έγγραφα και σε όσα εφαρμόζονται στην πράξη. 


Επικοινωνήστε με την QMSCERT για ΕΚΒΑ Gap Assessment 

Αν ο οργανισμός σας προετοιμάζεται για συμμόρφωση με τον ΕΚΒΑ και για την επίσημη επιθεώρηση του αρμόδιου φορέα, η QMSCERT μπορεί να σας υποστηρίξει με στοχευμένο gap assessment, πριν από την αξιολόγηση. Επικοινωνήστε μαζί μας για μια αρχική εκτίμηση αναγκών, προσαρμοσμένη στο αντικείμενο, τις εγκαταστάσεις και το επίπεδο συμμόρφωσης του οργανισμού σας.